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Fazer recrutamento em alto volume exige muito mais do que simplesmente conduzir várias vagas ao mesmo tempo. Afinal, à medida que o número de posições aumenta, também crescem as atividades de triagem, contato, agendamento, entrevistas e acompanhamento dos candidatos.
Na Localiza&Co, por exemplo, esse desafio acontece em uma operação de alcance nacional. Durante o episódio, Aline DAngelo explica que a área de Atração e Seleção trabalhava com mais de mil vagas em carteira e mais de 50 profissionais. Além disso, a equipe atendia desde posições operacionais até vagas de tecnologia e cargos estratégicos.
Em outro recorte apresentado no case, por sua vez, a operação chegou a lidar com cerca de 500 a 600 vagas e mais de 400 admissões por mês. Nesse contexto, portanto, aumentar a produtividade deixou de ser apenas uma possibilidade. Pelo contrário, tornou-se uma necessidade para sustentar o recrutamento em alto volume sem comprometer a eficiência da operação.
Por que o alto volume pode deixar o recrutamento refém do operacional
Quanto maior a quantidade de processos seletivos, maior também é o risco de o recrutador concentrar sua rotina em atividades repetitivas. No recrutamento em alto volume, esse cenário tende a se intensificar, principalmente quando a operação exige agilidade constante.
Nesse contexto, tarefas como triar currículos, organizar agendas, entrar em contato com candidatos e acompanhar diferentes processos simultaneamente podem consumir boa parte do tempo da equipe. Como resultado, sobra menos espaço para atividades que exigem uma atuação mais analítica e estratégica.
Consequentemente, temas como planejamento, melhoria de processos e análise da qualidade das contratações podem perder prioridade. Além disso, a experiência do candidato também pode ser prejudicada, especialmente quando o alto volume dificulta retornos rápidos e interações mais cuidadosas.
Por isso, estruturar bem o recrutamento em alto volume é essencial para equilibrar produtividade, eficiência operacional e qualidade ao longo de toda a jornada do candidato.
Escalar recrutamento não significa apenas aumentar o time
Por isso, a resposta da Localiza&Co não foi simplesmente adicionar mais pessoas à operação. Em vez disso, a empresa decidiu revisar a forma como o trabalho estava estruturado.
Primeiramente, a equipe passou a analisar os processos, identificar prioridades e entender quais atividades poderiam ser padronizadas ou automatizadas. Dessa forma, o objetivo era aumentar a capacidade da operação sem fazer com que o crescimento dependesse apenas da expansão do headcount.
Além disso, essa revisão permitiu identificar tarefas que consumiam tempo, mas que não necessariamente exigiam atuação direta dos recrutadores. Assim, a equipe pôde direcionar esforços para etapas mais estratégicas do processo.
Nesse contexto, escalar o recrutamento em alto volume passou a significar, sobretudo, redesenhar a forma de trabalhar. Com isso, ao reduzir esforços operacionais, os recrutadores ganharam mais espaço para atividades que realmente exigem análise, relacionamento e tomada de decisão.
Por que a Localiza&Co não começou pela inteligência artificial
Embora a inteligência artificial tenha avançado no recrutamento em alto volume, a transformação da Localiza&Co não começou pela tecnologia.
Antes disso, a empresa percebeu que precisava organizar melhor a operação.
Por isso, antes de automatizar etapas, a equipe analisou toda a jornada de recrutamento.
Nesse processo, buscou entender como os recrutadores trabalhavam e quais demandas deveriam ser priorizadas.
Além disso, a equipe identificou os principais gargalos presentes no processo seletivo.
A partir dessa análise, por exemplo, surgiram diferenças na condução de processos para cargos semelhantes.
Como consequência, essas variações dificultavam a padronização e também reduziam a previsibilidade da operação.
Portanto, antes de acelerar o recrutamento em alto volume, era necessário construir uma base mais organizada.
Dessa forma, a automação poderia ser aplicada sobre processos mais claros, consistentes e previsíveis.
Antes da tecnologia, é preciso fazer o básico bem feito
No episódio, Aline DAngelo reforça que empresas não deveriam implementar inteligência artificial antes de estruturar seus processos.
Primeiramente, é necessário entender todo o fluxo do recrutamento em alto volume.
Em seguida, a equipe deve revisar etapas, definir indicadores e identificar oportunidades de melhoria.
Além disso, é importante entender quais atividades podem ser eliminadas, simplificadas ou automatizadas.
Ao mesmo tempo, a equipe precisa reconhecer quais tarefas realmente exigem intervenção humana.
Somente depois desse diagnóstico, portanto, a tecnologia passa a assumir um papel mais claro na operação.
Dessa forma, a inteligência artificial apoia processos já estruturados, em vez de apenas acelerar problemas existentes.
Automatizar um processo ruim não resolve o problema
Quando não existe um processo bem definido, a automação pode apenas fazer com que as mesmas falhas aconteçam com mais velocidade.
Por isso, no case da Localiza&Co, a IA entrou depois da revisão da operação. A tecnologia passou a apoiar principalmente tarefas operacionais, enquanto os recrutadores concentraram sua atuação nas etapas mais estratégicas e humanas.
Assim, o principal aprendizado é simples: antes de automatizar o recrutamento em alto volume, é preciso entender exatamente o que vale a pena automatizar.
Os quatro pilares para escalar o recrutamento em alto volume
Depois de analisar a operação, a Localiza&Co estruturou a transformação em quatro pilares principais.
Juntos, portanto, esses pilares tornaram o recrutamento em alto volume mais organizado, previsível e eficiente.
Além disso, a empresa percebeu que apenas adotar novas ferramentas não seria suficiente.
Por isso, a lógica foi redesenhar a operação de forma mais ampla.
Dessa maneira, tecnologia, processos e atuação humana passaram a funcionar de forma complementar.
Assim, cada elemento assumiu um papel específico dentro da transformação do recrutamento em alto volume.
1. Priorizar as demandas mais importantes para o negócio
Primeiramente, a Localiza&Co buscou entender quais vagas realmente deveriam receber atenção prioritária.
Afinal, em operações com centenas de posições abertas, tratar todas as demandas como urgentes pode gerar sobrecarga.
Além disso, essa falta de priorização pode provocar perda de foco e reduzir a eficiência da equipe.
Por isso, o time passou a negociar prioridades diretamente com os stakeholders.
Dessa forma, o recrutamento em alto volume passou a acompanhar melhor as necessidades mais críticas do negócio.
Consequentemente, a equipe conseguiu direcionar melhor seu tempo, sua capacidade e seus recursos.
Assim, além de organizar a operação, a priorização também ajudou a concentrar esforços nas demandas mais relevantes.
2. Padronizar o processo seletivo
Além disso, a Localiza&Co identificou outro desafio importante: a falta de consistência entre processos semelhantes.
Na prática, diferentes recrutadores podiam conduzir a mesma posição de maneiras distintas.
Como consequência, essa variação dificultava a continuidade da operação e reduzia a previsibilidade dos processos.
Além disso, candidatos e lideranças podiam ter experiências diferentes ao longo das etapas.
Ao mesmo tempo, essa falta de padrão também tornava a análise dos resultados menos precisa.
Por isso, a empresa avançou na padronização dos processos de recrutamento em alto volume.
Dessa forma, as etapas se tornaram mais claras, replicáveis e fáceis de acompanhar.
Consequentemente, a equipe ganhou mais consistência e, ao mesmo tempo, maior controle sobre a operação.
3. Automatizar aquilo que é operacional
Com a operação mais estruturada, a inteligência artificial passou, então, a assumir tarefas de maior volume e repetição.
Nesse contexto, o objetivo não era substituir o recrutador. Pelo contrário, a proposta era liberar a equipe de atividades operacionais.
Além disso, muitas dessas tarefas consumiam tempo e, ao mesmo tempo, podiam ser automatizadas com segurança.
Dessa forma, a tecnologia passou a apoiar o recrutamento em alto volume sem reduzir a participação humana nas etapas mais importantes.
Consequentemente, os recrutadores puderam dedicar mais tempo às atividades que exigiam análise, relacionamento e tomada de decisão.
Assim, a automação deixou de ser apenas um recurso de eficiência e passou a sustentar melhor o recrutamento em alto volume.
4. Tomar decisões baseadas em dados
Por fim, a Localiza&Co passou a fortalecer uma gestão menos baseada em percepção e mais orientada por indicadores.
Isso permitiu acompanhar melhor a operação, identificar gargalos e ajustar processos com mais precisão.
Assim, escalar o recrutamento em alto volume deixou de depender apenas de esforço individual e passou a se apoiar em processos mais consistentes e mensuráveis.
O que automatizar no recrutamento em alto volume
Depois de estruturar o processo, a Localiza&Co passou, então, a aplicar inteligência artificial nas atividades de maior volume.
Principalmente, a tecnologia foi direcionada às tarefas que exigiam menor necessidade de julgamento humano.
Essa escolha é relevante porque, no recrutamento em alto volume, nem toda atividade precisa consumir o tempo do recrutador.
Afinal, algumas etapas são repetitivas, previsíveis e, por isso, podem ser automatizadas com maior segurança.
Dessa forma, a equipe consegue reduzir esforços operacionais sem, necessariamente, comprometer a qualidade da seleção.
Além disso, ao automatizar essas tarefas, o recrutamento em alto volume ganha eficiência sem retirar o recrutador das decisões mais importantes.
Triagem e classificação de candidatos
Em algumas vagas operacionais, a Localiza&Co recebe milhares de inscrições. Por exemplo, Aline cita uma posição com mais de 2 mil candidatos no topo do funil.
Nesse cenário, portanto, a inteligência artificial passou a apoiar a triagem inicial no recrutamento em alto volume.
Dessa forma, a tecnologia ajuda a identificar, com mais agilidade, os perfis mais aderentes aos requisitos da vaga.
Além disso, esse apoio reduz o tempo dedicado às análises mais iniciais e repetitivas.
Como consequência, o recrutador deixa de concentrar boa parte da rotina nessas etapas operacionais.
Assim, ele pode dedicar mais tempo às fases que realmente exigem avaliação aprofundada, relacionamento e tomada de decisão.
Consequentemente, o recrutamento em alto volume ganha eficiência sem retirar o olhar humano dos momentos mais importantes.
Agendamento de entrevistas
Outro gargalo identificado foi a conciliação de agendas.
Em vez de o recrutador trocar várias mensagens com candidatos e lideranças, a automação passou a facilitar o agendamento. O candidato consegue visualizar horários disponíveis e escolher a melhor opção para a entrevista.
Contatos e tarefas de acompanhamento
A automação também passou a apoiar contatos iniciais e outras atividades de acompanhamento ao longo do processo.
O objetivo, porém, não era retirar o recrutador da jornada. Pelo contrário: ao automatizar tarefas operacionais, a empresa buscou liberar tempo para interações que realmente exigem escuta, análise e relacionamento.
Por isso, no recrutamento em alto volume, a pergunta mais importante não é apenas “o que a tecnologia consegue fazer?”, mas quais atividades realmente precisam continuar nas mãos de uma pessoa.
O que deve continuar nas mãos do recrutador
Mesmo com o avanço da inteligência artificial, nem todas as etapas do recrutamento em alto volume devem ser automatizadas.
Na Localiza&Co, a tecnologia foi direcionada principalmente para tarefas operacionais. Já os momentos que exigem interpretação, sensibilidade e interação permaneceram sob responsabilidade dos recrutadores.
Essa divisão ajuda a evitar um erro comum: usar automação apenas para reduzir tempo, sem avaliar quais etapas realmente dependem do olhar humano.
Entrevistas e avaliação por competências
A entrevista continua sendo um dos momentos em que a atuação do recrutador tem maior valor.
É nessa etapa que aspectos como contexto profissional, experiências anteriores, competências e aderência à posição podem ser explorados com maior profundidade.
Por isso, enquanto a IA apoia tarefas como triagem e agendamento, a entrevista por competências permanece como uma etapa conduzida por pessoas.
Dessa forma, a tecnologia prepara o caminho, mas a avaliação continua considerando elementos que dificilmente podem ser reduzidos a respostas automáticas ou critérios isolados.
Empatia, relacionamento e conexão com o candidato
Além da avaliação técnica e comportamental, existe outro ponto que a Localiza&Co buscou preservar: a relação com o candidato.
Aline DAngelo destaca que empatia, contato direto e conexão ainda dependem da atuação humana.
Nesse sentido, automatizar o recrutamento em alto volume não significa afastar o recrutador do candidato.
Pelo contrário. Quando tarefas repetitivas deixam de ocupar grande parte da rotina, sobra mais tempo para ouvir, avaliar e conduzir interações que realmente influenciam a experiência de quem participa do processo seletivo.
Como usar tecnologia sem criar novas barreiras para os candidatos
Um dos aprendizados mais interessantes do case da Localiza&Co é que digitalizar o recrutamento em alto volume não significa obrigar todos os candidatos a se adaptar aos mesmos canais.
Em vagas operacionais, por exemplo, parte dos profissionais não está no LinkedIn, não possui cadastro em ATS e pode ter dificuldade até para enviar um currículo digital. Por isso, depender apenas dessas plataformas pode criar uma barreira logo no início do processo.
Nem todo candidato está no LinkedIn ou em um ATS
Ao analisar esse público, a Localiza&Co percebeu que muitos candidatos utilizavam outros meios de contato e, em alguns casos, tinham apenas currículo em papel ou sequer possuíam um documento estruturado.
Nesse contexto, a tecnologia precisou se adaptar à realidade do candidato, e não o contrário.
Esse ponto é especialmente relevante em operações de recrutamento em alto volume, nas quais uma barreira digital pode reduzir significativamente o alcance da atração.
Como WhatsApp e áudio tornaram o processo mais acessível
Para aproximar o processo desse público, a empresa passou a utilizar inteligência artificial em interações via WhatsApp.
A tecnologia ajuda o candidato a entender a oportunidade, cadastrar suas informações e avançar no processo. Além disso, quando a pessoa envia uma mensagem de voz, o sistema também pode responder em áudio.
Com isso, a automação não funciona apenas como ferramenta de produtividade.
Ela também pode tornar a jornada mais acessível, principalmente quando considera hábitos, limitações e comportamentos reais dos candidatos.
No fim, uma boa experiência digital não é necessariamente aquela com mais tecnologia, mas aquela que cria menos obstáculos entre o profissional e a oportunidade.
Como evitar vieses ao usar IA no recrutamento
A inteligência artificial pode aumentar a eficiência do recrutamento em alto volume, mas isso não significa que suas decisões devam acontecer sem supervisão.
Na Localiza&Co, esse cuidado ganhou importância porque a automação passou a participar de etapas como triagem e classificação de candidatos. Por isso, a empresa manteve profissionais acompanhando os resultados gerados pela tecnologia.
O objetivo era evitar que padrões históricos ou critérios mal calibrados criassem exclusões indevidas durante o processo seletivo.
Por que a inteligência artificial não deve atuar sem supervisão
Segundo Aline DAngelo, a preocupação era impedir que a IA criasse vieses capazes de restringir a entrada de determinados perfis.
Por isso, recrutadores passaram a revisar parte das reprovações automáticas e observar se determinados grupos estavam sendo excluídos de forma desproporcional. A tecnologia, portanto, não ficou responsável por atuar de maneira totalmente autônoma.
Esse acompanhamento é especialmente importante em processos com grande volume de candidatos, nos quais um erro de classificação pode ser replicado em escala.
Human in the loop: tecnologia com validação humana
Esse modelo é conhecido como human in the loop: a tecnologia executa determinadas tarefas, mas pessoas continuam responsáveis por supervisionar, validar e corrigir decisões quando necessário.
No recrutamento em alto volume, essa combinação permite ganhar velocidade sem abrir mão da governança.
Além disso, a supervisão humana ajuda a preservar critérios relacionados à diversidade e à qualidade da seleção.
Assim, automatizar não significa entregar o processo à tecnologia. Significa definir com clareza onde a IA pode decidir, onde precisa ser supervisionada e onde a decisão deve continuar humana.
Como a Localiza&Co reduziu o processo seletivo de nove para quatro etapas
Outro resultado importante do case foi a redução do número de etapas em determinados processos de recrutamento em alto volume.
Segundo Aline DAngelo, alguns cargos operacionais, como higienizador de carros e consultor de vendas, passaram de cerca de nove pontos de contato para quatro ou cinco. Essa mudança, porém, não foi aplicada a todas as posições da empresa. Cargos gerenciais e executivos continuaram exigindo etapas adicionais.
Reduzir etapas não significa reduzir critérios
A principal mudança aconteceu nas atividades que não precisavam mais ser conduzidas manualmente pelo recrutador.
Antes, a equipe precisava fazer a triagem dos currículos, entrar em contato com o candidato, conciliar agendas e organizar entrevistas com lideranças. Parte dessas tarefas passou a ser apoiada por inteligência artificial e automação.
Assim, o processo ficou mais curto sem eliminar etapas essenciais de avaliação.
Cada etapa do processo seletivo precisa justificar sua existência
O aprendizado vai além do número de etapas.
Em operações de recrutamento em alto volume, cada ponto de contato adiciona tempo, esforço e complexidade ao processo. Por isso, vale analisar se determinada etapa realmente melhora a qualidade da contratação ou apenas existe porque sempre foi feita daquela forma.
Nesse sentido, simplificar o processo não significa acelerar a qualquer custo.
Significa eliminar atividades que não agregam valor para que candidatos, recrutadores e lideranças avancem com mais clareza e menos atrito ao longo da seleção.
Experiência do candidato também é um indicador de eficiência
Em operações de recrutamento em alto volume, eficiência não deve ser medida apenas pela quantidade de vagas preenchidas ou pela velocidade da contratação.
A experiência do candidato também precisa entrar nessa conta.
No case apresentado pela Localiza&Co, a avaliação média da experiência chegou a 9,6 de 10, enquanto 85% dos participantes eram promotores do processo seletivo.
Esses dados são especialmente relevantes porque, em processos com centenas de inscritos, apenas uma pequena parcela será contratada. Ainda assim, todos os candidatos constroem uma percepção sobre a empresa durante a seleção.
Como dar retorno em operações com milhares de candidatos
Um dos desafios do recrutamento em escala é manter a comunicação mesmo quando o volume cresce.
A Localiza&Co passou a utilizar inteligência artificial para apoiar esse contato e tornar os retornos mais rápidos. Além disso, a tecnologia também ajuda a organizar informações coletadas durante as entrevistas, facilitando respostas mais consistentes aos candidatos.
Aline destaca que o processo ainda está em evolução, mas que a automação ampliou a capacidade de resposta da equipe.
Por que produtividade não deve ser medida apenas por vagas preenchidas
Quando o foco está somente na contratação, outras dimensões importantes podem ficar de fora.
Tempo de resposta, clareza da comunicação, consistência do processo e percepção do candidato também ajudam a indicar se a operação está funcionando bem.
Por isso, no recrutamento em alto volume, produtividade e experiência não deveriam ser tratadas como objetivos opostos.
Um processo realmente eficiente é aquele que consegue contratar em escala sem perder qualidade, transparência e cuidado ao longo da jornada.
Recrutamento em alto volume exige padronização, mas também inteligência de mercado
Padronizar processos é essencial para ganhar escala, mas isso não significa tratar todas as vagas da mesma forma.
No recrutamento em alto volume, fatores como região, disponibilidade de profissionais, taxa de desemprego e características do mercado local podem alterar significativamente a dificuldade de uma contratação.
Durante o episódio, Aline DAngelo explica que preencher uma mesma posição pode ser mais fácil em uma cidade e mais difícil em outra. Por isso, além de estruturar processos internos, a equipe precisa compreender o contexto de cada mercado.
Essa diferença é importante porque um processo padronizado pode garantir consistência, mas a estratégia de atração ainda precisa considerar as particularidades de cada região.
Em determinadas localidades, pode existir maior disponibilidade de candidatos. Em outras, o mesmo perfil pode ser mais disputado ou exigir canais diferentes de atração.
Por isso, eficiência no recrutamento não depende apenas de seguir um fluxo bem definido.
Também exige acompanhar dados de mercado, entender onde estão os profissionais e identificar quais obstáculos dificultam cada contratação.
Nesse sentido, a melhor lógica para operações de recrutamento em alto volume é combinar duas frentes: padronizar aquilo que precisa ser consistente e adaptar aquilo que depende da realidade do mercado.
Essa combinação ajuda a manter a qualidade da operação sem ignorar as diferenças que influenciam diretamente a atração de talentos.
O que outras empresas podem aprender com o case da Localiza&Co
O principal aprendizado do case da Localiza&Co é que eficiência em recrutamento em alto volume não começa pela tecnologia.
Antes de automatizar, a empresa analisou a operação, identificou gargalos, definiu prioridades e padronizou processos. Só depois disso a inteligência artificial passou a assumir tarefas mais repetitivas e operacionais.
Essa sequência é importante porque evita um erro comum: tentar resolver problemas de processo apenas com novas ferramentas.
Outro ponto relevante é a divisão clara entre o que pode ser automatizado e o que deve continuar com o recrutador. Triagem inicial, agendamentos e contatos operacionais podem ganhar escala com tecnologia. Já entrevistas, avaliação por competências, supervisão de vieses e relacionamento com candidatos exigem participação humana.
Além disso, o case mostra que produtividade não deve ser analisada isoladamente. Indicadores de experiência do candidato, consistência do processo e qualidade das decisões também ajudam a medir se a operação realmente evoluiu.
Por isso, empresas que desejam melhorar o recrutamento em alto volume podem começar com algumas perguntas simples: quais etapas realmente agregam valor? Onde o time perde mais tempo? Quais tarefas podem ser automatizadas? E quais decisões precisam continuar sob responsabilidade humana?
A partir dessas respostas, a tecnologia deixa de ser o ponto de partida e passa a cumprir um papel mais estratégico: eliminar atritos para que o recrutador possa dedicar mais tempo às pessoas e às decisões que realmente importam.
Conclusão
O case da Localiza&Co mostra que ganhar escala no recrutamento em alto volume não precisa significar tornar o processo mais frio, distante ou impessoal.
Na prática, a transformação aconteceu quando a empresa deixou de olhar apenas para a quantidade de vagas e passou a revisar como o trabalho era feito. Priorizar demandas, padronizar processos, automatizar tarefas operacionais e acompanhar indicadores criaram uma base mais consistente para a operação.
A inteligência artificial entrou como parte dessa estratégia, e não como uma solução isolada.
Ao assumir atividades como triagem, agendamento e contatos operacionais, a tecnologia ajudou a liberar tempo para aquilo que continua dependendo do recrutador: avaliar contexto, conduzir entrevistas, supervisionar decisões e construir uma relação mais humana com os candidatos.
Esse talvez seja o principal aprendizado do case.
Escalar o recrutamento não significa retirar o humano do processo. Significa usar tecnologia e processos melhores para devolver ao recrutador tempo para aquilo que realmente exige humanidade.
Para conhecer os bastidores dessa transformação e entender como essas decisões foram aplicadas na prática, assista ao episódio completo “Como fazer recrutamento em alto volume, Case Localiza&Co | Gestão de Pessoas #282”, com Aline DAngelo, Gerente de Atração, Seleção & Diversidade na Localiza&Co.
No episódio, Aline detalha os desafios da operação, as mudanças implementadas e os aprendizados que podem ajudar outras empresas a tornar seus processos de recrutamento mais eficientes, estruturados e humanos.
FAQ: dúvidas sobre recrutamento em alto volume
O que é recrutamento em alto volume?
O recrutamento em alto volume acontece quando uma empresa precisa conduzir muitas vagas ou contratar um grande número de profissionais em um período relativamente curto.
Esse modelo é comum em operações nacionais, varejo, atendimento, logística, vendas e funções operacionais. Nesses cenários, o principal desafio é ganhar escala sem perder qualidade, organização e experiência do candidato.
Como tornar o recrutamento em alto volume mais eficiente?
O primeiro passo é entender o processo atual de ponta a ponta.
Antes de adotar novas tecnologias, é importante mapear gargalos, eliminar etapas desnecessárias, definir prioridades, padronizar processos e acompanhar indicadores.
Depois disso, a automação pode ser aplicada em atividades repetitivas, como triagem inicial, agendamento e contatos operacionais.
Quais etapas do recrutamento podem ser automatizadas?
No recrutamento em escala, tarefas como triagem inicial de currículos, classificação de candidatos, agendamento de entrevistas e alguns contatos de acompanhamento podem ser automatizadas.
No entanto, etapas que exigem contexto, julgamento e sensibilidade devem continuar sob responsabilidade humana.
A inteligência artificial pode substituir o recrutador?
A proposta mais eficiente não é substituir o recrutador, mas reduzir o tempo gasto com atividades operacionais.
Com menos tarefas repetitivas, o profissional pode se concentrar em entrevistas, avaliação por competências, relacionamento com candidatos e decisões mais estratégicas.
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